Case 1 | keuken horeca

Uitgangssituatie

Om te voldoen aan de wettelijke voorschriften zoals vastgelegd in de HACCP eist de restauranteigenaar van zijn manager een periodieke inspectie op het gebied van de hygiëne. De noodzaak blijkt uit elke controle. Hoewel alle medewerkers goed opgeleid en geïnstrueerd zijn, komen bij elk inspectierondje onregelmatigheden aan het licht: geen datum op gekoelde halfproducten, deurrubbers niet gereinigd en bakolie die vervangen had dienen te zijn.

Probleemstelling

Op papier is het allemaal prima geregeld; de manager is verantwoordelijk en dient wekelijks een controle uit te voeren. Hij beschikt over alle formulieren waarop het zijn bevindingen kan aantekenen. In de praktijk blijkt echter vaak dat andere prioriteiten gevraagd worden en de tijd ontbreekt. En worden de inspecties wel uitgevoerd is er geen ruimte de bevindingen om te zetten naar acties en vormen de formulieren een doelloos stapeltje papier op zijn bureau.
In geval van een overheidsinspectie of een (gezondheids-)calamiteit kunnen de gevolgen zich uitstrekken van een sanctie tot, veel erger, slechte en lastig herstelbare PR in de media.

De oplossing van EasyLog

Voor deze restauranthouder is de EasyLog specifiek ingericht voor zijn eigen keuken. De formulieren zijn vertaald naar een kort vraag- en antwoordspel dat via een mobiel of tablet kan worden verwerkt door de manager. Alle zaken die 'niet van toepassing' zijn weggelaten waardoor het inspectierondje in een kwart van de oorspronkelijke tijd kan worden voltooid. Hierdoor is de drempel tot uitvoering aanzienlijk verlaagd en mocht er toch eens een controle bij inschieten in de waan van de dag, krijgt de eigenaar hiervan automatisch een seintje zodat hij zijn manager kan aanspreken.
Bij een recente controle kon de eigenaar zo'n heldere dashboards en overtuigende rapportages presenteren dat de controle op kantoor kon worden afgewerkt en de gang naar de keuken niet eens gemaakt werd.

Voorbeeld (geanonimiseerde) rapportage