Case 4 | uitzendorganisatie

Uitgangssituatie

Een uitzendbureau detacheert dagelijks tientallen werknemers. Sommigen zitten voor langere periode op dezelfde werkplek maar anderen wisselen regelmatig van locatie, enkele zelfs meerdere malen per dag.

Probleemstelling

De communicatie met alle werknemers is een tijdrovend en inefficiënt proces: via email, WhatsApp, telefoon en soms persoonlijk worden de werkinstructies uitgewisseld. De planningssoftware die dit allemaal zou moeten organiseren functioneert per saldo onvoldoende omdat de werknemers niet over een PC beschikken of omdat de online procedures te omslachtig en ingewikkeld zijn. Bovendien ontbreekt het aan terugkoppeling; is een verzonden instructie ontvangen en begrepen of niet?

De oplossing van EasyLog

Voor dit uitzendbureau is EasyLog zodanig ingericht dat werkinstructies via een push-bericht naar de mobiele telefoon van de werknemers worden verzonden. Hierbij wordt direct ontvangstbevestiging verkregen waardoor misverstanden op voorhand uit te sluiten zijn.
In dezelfde App kunnen de werknemers hun gewerkte uren registreren. Maar ook overige projectgerelateerde informatie kan met enkele clicks worden toegevoegd: reiskosten, kilometers, gebruikte materialen et cetera. Het is zelfs mogelijk een foto toe te voegen van een opgeleverde klus.

Op de centrale administratie kunnen naar wens overzichten worden gegenereerd: per werknemer, per opdrachtgever, per klus, per dag...

Voor dit specifieke bureau is een maximale transparantie nagestreefd door ook voor de opdrachtgever een rol weg te leggen binnen de App. Deze kan met een druk op de knop registreren wanneer een inleenkracht op de werkplek verschijnt, gaat lunchen en weer vertrekt. Door een vergelijk tussen beide uurregistraties kan een eventueel verschil direct worden besproken en zijn lastige discussies naar aanleiding van een factuur achteraf verleden tijd.

Voorbeeld (geanonimiseerde) rapportage